Politika varstva zasebnosti in osebnih podatkov 

Eno glavnih vodil in tudi najpomembnejših vrednot digitalne agencije Kokos Agency d. o. o., Vevška cesta 52, 1260 Ljubljana – Polje (v nadaljevanju: Kokos Agency) je dosledno spoštovanje pravic in zakonodaje. 

Zavedamo se odgovornosti pri ravnanju z osebnimi podatki naših strank, potencialnih naročnikov, obiskovalcev spletnih mest Kokos.agency in vseh posameznikov, ki ob stiku z nami razkrijejo svoje osebne podatke (v nadaljevanju: uporabniki) in zagotavljamo ter se zavezujemo, da bomo osebne podatke uporabnikov uporabljali izključno v namene, navedene v tem dokumentu (Politika varstva zasebnosti in osebnih podatkov). 

V tej Politiki varstva zasebnosti in osebnih podatkov (v nadaljevanju: Politika) opredeljujemo načine zbiranja osebnih podatkov uporabnikov, namene, za katere jih zbiramo, varnostne ukrepe, s katerimi jih varujemo, osebe, s katerimi jih delimo, ter vaše pravice v zvezi z varstvom osebnih podatkov. 

Varovanje in ravnanje z osebnimi podatki uporabnikov je v celoti usklajeno z določbami Splošne uredbe o varstvu osebnih podatkov (Uredba (EU) 2016/679, v nadaljevanju: GDPR), ter drugimi pravnimi predpisi, ki urejajo področje varstva osebnih podatkov. Naše aktivnosti so skladne z evropsko zakonodajo in konvencijami Sveta Evrope (ETS št. 108, ETS št.181, ETS št. 185, ETS št. 189)) ter zakonodajo Republike Slovenije (Zakonom o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Ur. l. RS, št. 94/07) in Zakonom o elektronskem poslovanju na trgu (ZEPT, Ur. l. RS, št. 96/09 in 19/15)). 

1. Osebni podatki 

Osebni podatek je katerikoli podatek o lastnostih, stanju, ravnanju ali razmerju, ki se nanaša na določeno ali določljivo fizično osebo, torej posameznika, na glede na obliko, v kateri je izražen. Določljiva fizična oseba pa je tista, ki se jo lahko neposredno ali posredno identificira s pomočjo njenih identifikacijskih številk (npr. EMŠO, davčna številka, številka zdravstvenega zavarovanja, telefonska številka, registrska številka vozila), ali s sklicevanjem na dejavnike, ki so značilni za njeno fizično, fiziološko, duševno, ekonomsko, kulturno ali družbeno identiteto (npr. zaposlitev, naslov, funkcijo, položaj ali status v določenem subjektu, ipd.). 

Lastnik spletnega mesta, skladno z nameni, opredeljenimi v nadaljevanju te politike zasebnosti, zbira naslednje osebne podatke: 

• osnovne podatke o uporabniku (ime in priimek, naslov),
• kontaktne podatke in podatke o komunikaciji uporabnika z lastnikom spletnega mesta (e-poštni naslov, telefonska številka, datum, ura in vsebina poštne ali e-poštne komunikacije),
• podatke o uporabnikovi uporabi spletnega mesta lastnika spletnega mesta (datumi in ure obiskov spletnega mesta, obiskane strani oz. URL),
• druge podatke, ki jih uporabnik prostovoljno poda lastniku spletne strani ob zahtevi za določene storitve, ki te podatke zahtevajo. 

2. Nameni obdelave in podlage za obdelavo podatkov

2.1. Obdelava osebnih podatkov na podlagi soglasja 

Obdelava osebnih podatkov pomeni kakršnokoli delovanje ali niz delovanj, izvedeno v zvezi z osebnimi podatki, ki so avtomatizirano obdelani, ali ki so pri ročni obdelavi del zbirke osebnih podatkov ali so namenjeni vključitvi v zbirko osebnih podatkov, zlasti zbiranje, pridobivanje, vpis, urejanje, shranjevanje, prilagajanje ali spreminjanje, priklic, vpogled, uporaba, razkritje s prenosom, sporočanje, širjenje ali drugo dajanje na razpolago, razvrstitev ali povezovanje, blokiranje, anonimiziranje, izbris ali uničenje; obdelava je lahko ročna ali avtomatizirana. 

Lastnik spletne strani zbira in obdeluje osebne podatke uporabnikov na naslednjih pravnih podlagah: 

• privolitev (soglasje) posameznika, 
• zakonska in pogodbena podlaga, 
• zakonit interes. 

Lastnik spletne strani ne zbira in ne obdeluje osebnih podatkov uporabnikov, razen kadar mu uporabniki to omogočite oz. v to privolite: 

• ko se naročite na prejemanje e-novic, 
• ko nam posredujete svoje podatke po elektronski pošti, 
• ko nam izročite svoje podatke v obliki poslovnih vizitk, 
• kadar za zbiranje osebnih podatkov obstaja zakonska podlaga ali ima lastnik spletne strani zakonit interes za obdelavo. 

Časovno obdobje, v katerem lastnik spletne strani hrani zbrane podatke, je natančneje opredeljeno v poglavju Hramba osebnih podatkov. 

Podjetje Kokos Agency d o. o. zbira in obdeluje osebne podatke uporabnikov za naslednje namene: 

• namene pošiljanja e-novic, 
• obveščanja o svojih storitvah, ponudbah in poslovnih priložnostih ter 
• vabila na dogodke. 

2.2. Obdelava na podlagi zakonov in pogodbenih dogovorov 

V primeru, ko je zagotovitev osebnih podatkov pogodbena obveznost, obveznost, ki je potrebna za sklenitev in izvajanje pogodbe s ponudnikom, ali zakonska obveznost, vas bomo morali prositi za zagotovitev vaših osebnih podatkov; v primeru, da osebnih podatkov ne boste zagotovili, s ponudnikom ne boste mogli skleniti pogodbe, prav tako vam ponudnik ne bo mogel izvesti storitev oziroma dobaviti produktov po pogodbi. 

3. Upravljavec osebnih podatkov in pooblaščena oseba za varstvo osebnih podatkov 

Upravljavec osebnih podatkov je podjetje Kokos Agency d.o.o., Vevška 52, 1260 Ljubljana – Polje. Podatke obdelujemo skladno s Splošno uredbo o varstvu osebnih podatkov. 

Pooblaščena oseba za varstvo osebnih podatkov v podjetju Kokos Agency d.o.o. je Tadej Glavan, dosegljiva na e-naslovu (tadej.glavan@kokos.agency). 

4. Posredovanje osebnih podatkov tretjim osebam ali v tretje države 

Podjetje Kokos Agency d.o.o. zbranih osebnih podatkov uporabnikov ne posreduje tretjim osebam ali v tretje države, razen v primeru izjem. 

Med izjeme spadajo: 

• pošiljanje e-novic: za pošiljanje e-novic Kokos Agency d. o. o. uporablja spletno platformo Mailchimp, kjer so shranjeni osebni podatki za pošiljanje tovrstnih obvestil (ime, priimek, elektronska pošta, naziv podjetja, država/lokacija, če je znana. Spletna platforma Mailerlite v svojih Splošnih pogojih uporabe in Politiki zasebnosti zagotavlja spoštovanje pravil iz Splošne uredbe GDPR (Uredba EU 2016/679). 

5. Hramba osebnih podatkov 

Osebne podatke, ki se jih z osebno in eksplicitno privolitvijo zaupali Kokos Agency d. o. o. z ob registraciji, prijavi na e-novice, prenosu e-publikacij ali z oddajo povpraševanja, hranimo do vašega preklica. 

Vaše soglasje za zbiranje in obdelavo osebnih podatkov lahko kadarkoli prekličete. Preklic soglasja ne vpliva na zakonitost zbiranja in obdelave podatkov pred preklicem.

Vse ostale osebne podatke v okviru pogodbenega sodelovanja hranimo v skladu z veljavno zakonodajo. 

Za zagotavljanje varovanja osebnih podatkov skrbimo večplastno. Osebne podatke hranimo v digitalni obliki, naši računalniški sistemi so zaščiteni s tehničnimi in  organizacijskimi ukrepi, ki preprečujejo nenamerno ali nezakonito uničenje, izgubo, spremembo in nepooblaščeno razkritje ali dostop do vaših osebnih podatkov. 

6. Rok hrambe osebnih podatkov

Osebni podatki posameznika, ki so pridobljeni na podlagi privolitve, se lahko obdelujejo in hranijo, dokler obstaja namen oziroma do preklica dane privolitve posameznika. 

Osebni podatki posameznika, ki se obdelujejo na podlagi pogodbe, se lahko obdelujejo in hranijo še 5 let od izpolnitve pogodbenih obveznosti obeh strank. Računi se hranijo še 10 let po poteku leta, na katerega se račun nanaša v skladu z zakonom, ki ureja področje davka na dodano vrednost. 

Osebne podatke posameznika lahko podjetje Kokos Agency d.o.o., obdeluje za lastne potrebe do preklica privolitve z zahtevo za odstranitev osebnih podatkov iz baze, sicer pa le toliko časa, kolikor je nujno za dosego namena, zaradi katerega so bili podatki zbrani, tj. 10 let za registrirane uporabnike in 5 let od izpolnitve pogodbenih obveznosti obeh strank oziroma za vse ostale uporabnike ter do odjave naročnika na e-novice oziroma dokler upravljavec ne preneha s svojo dejavnostjo na trgu. 

V času upravljanja osebnih podatkov ima na zahtevo posameznik možnost vpogleda in ažuriranja podatkov v bazi podatkov. Račune v skladu z Zakonom o davku na dodano vrednost podjetje hrani še 10 let po poteku leta izdaje računa. 

7. Pravice posameznika 

Skladno z veljavno zakonodajo ima posameznik pravico dano privolitev kadarkoli preklicati, zahtevati vpogled, popravek, omejitev obdelave ali izbris osebnih podatkov. 



Privolitev za obdelavo osebnih podatkov lahko kadarkoli prekličete. V ta namen nam lahko vaš zahtevek kadarkoli pošljete na elektronski naslov kokos@kokos.agency, ali z navadno pošto na naslov Kokos Agency d. o. o., Vevška 52, 1260 Ljubljana – Polje. 

Na navedeni naslov lahko posameznik poda tudi pritožbo v zvezi z obdelavo njegovih osebnih podatkov. 

Posameznik pa lahko pritožbo glede obdelave njegovih osebnih podatkov poda tudi neposredno pristojnemu nadzornemu organu, tj. Informacijskemu pooblaščencu Republike Slovenije.